Gestion

Le management est la coordination et le contrôle d'un groupe de personnes pour atteindre des buts et des objectifs communs. Dans le monde de l'entreprise, on parle souvent de gestion organisationnelle. La gestion organisationnelle est la tâche effectuée par les managers pour organiser, diriger et contrôler l'allocation des ressources au sein d'une entreprise.

Le management et les managers

La gestion des activités organisationnelles est la principale tâche des managers. Les managers n'exécutent pas les tâches eux-mêmes mais les délèguent à leurs subordonnés.

Si certains managers préfèrent prendre eux-mêmes les décisions, d'autres permettent au personnel de participer dans une certaine mesure à la prise de décision. Cela donne lieu à un certain nombre de styles de gestion.

Malgré leurs différences, tous les managers assument trois rôles principaux :

• Rôles interpersonnels - Motiver le personnel pour qu'il fournisse le meilleur travail possible.

• Rôle d'information - Contrôler et diffuser les informations au sein de l'organisation.

• Rôles décisionnels - Prendre des décisions et déléguer des tâches au personnel pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Compétences en matière de gestion

Il existe une variété de compétences de gestion qui permettent aux managers de gérer efficacement une main-d'œuvre. Il s'agit notamment des compétences techniques, des compétences conceptuelles et des compétences interpersonnelles.

Compétences techniques

Également appelées "hard skills". Ces compétences de gestion sont généralement spécifiques à l'industrie ou au rôle du gestionnaire.

Ces compétences permettent au manager de gérer les employés en les formant à des compétences techniques spécifiques. Ces compétences sont généralement importantes pour les managers de niveau inférieur et perdent de leur importance au niveau supérieur.

Compétences conceptuelles

Les managers dotés de compétences conceptuelles peuvent avoir une vision globale de l'entreprise, prédire les problèmes qui surviendront et trouver des moyens créatifs de les résoudre. Ces compétences sont plus pertinentes pour les cadres de haut niveau, car ils sont chargés de prendre des décisions stratégiques qui ont un impact sur l'ensemble de l'organisation. Les compétences conceptuelles sont la combinaison des compétences de communication, de la pensée créative, de la résolution de problèmes, etc.

Compétences interpersonnelles

Les compétences interpersonnelles sont requises pour les cadres, quel que soit leur niveau hiérarchique, car la principale responsabilité de tous les cadres est de gérer des personnes. Les compétences interpersonnelles signifient que les managers peuvent comprendre leurs employés et adapter les styles de management les mieux adaptés aux besoins des employés. Les managers doivent utiliser leurs compétences interpersonnelles pour établir de bonnes relations avec leurs employés et les motiver en cours de route.

Styles de management

Le style de management (ou style de leadership) est la méthode utilisée par le manager pour gérer une organisation ou un groupe de personnes.

Il existe quatre principaux styles de management :

• Autocratique
• démocratique
• paternaliste
• le laisser-faire.

1. Gestion autocratique

La gestion autocratique est un style de gestion à sens unique. Les dirigeants peuvent prendre des décisions et le personnel les suit. Les employés ont peu à dire dans le processus de prise de décision.

Ce style de gestion se caractérise par :

• Communication à sens unique.

• Supervision étroite des employés.

• Des informations limitées sont données au personnel.

La gestion autocratique démotive le personnel puisqu'il ne peut pas contribuer à la prise de décision de l'entreprise. Les décisions prises sont également rigides et manquent d'innovation sans la contribution des employés.

Les secteurs qui nécessitent des décisions rapides utiliseront le plus ce style de leadership, par exemple l'armée et les forces de police.

2. Gestion démocratique

La gestion démocratique encourage la participation du personnel à la prise de décision. La contribution du personnel est très appréciée et peut déboucher sur des idées ou des solutions novatrices.

Ce type de gestion se caractérise par :

• Une communication à double sens.

• Un retour d'information instantané de la part du personnel.

• Plus d'échanges d'informations sur l'entreprise.

Le principal inconvénient de la gestion démocratique est que les discussions avec le personnel peuvent prendre beaucoup de temps. En outre, une trop grande implication du personnel peut entraîner des conflits interpersonnels ou la divulgation d'informations secrètes.

Ce style de direction est plus utile pour les entreprises qui nécessitent une innovation constante, comme les entreprises technologiques. L'apport de différents employés peut donner lieu à une nouvelle façon de penser et à des solutions inédites.

3. Gestion paternaliste

Comme leur nom l'indique, les managers paternalistes sont comme des figures paternelles. Ils consultent les employés et prennent en compte leurs opinions, mais prennent des décisions de manière indépendante.

Principales caractéristiques de la gestion paternaliste :

• Les responsables font ce qu'ils pensent être le mieux pour l'organisation.

• Les décisions sont prises par les managers et non par les employés.

• Les managers se préoccupent du bonheur des employés.

Ce style de leadership peut provoquer la déception du personnel expérimenté car il n'a pas de réel pouvoir ou d'influence dans l'entreprise. Cependant, dans les environnements de travail dominés par des travailleurs non qualifiés ou peu expérimentés, la gestion paternaliste peut être extrêmement utile.

4. Le management laissez-faire

Laissez-faire est l'expression française qui signifie "laisser faire". Lorsque cette approche est adoptée, les managers donnent aux travailleurs le plein droit de prendre des décisions et d'exécuter les tâches.

Avec le management par le laissez-faire :

• La direction délègue la totalité des décisions aux employés.

• les critères de ce qui est attendu du personnel sont très larges.

Le manque de structure peut être source de confusion pour le personnel. Certains employés peuvent se sentir insatisfaits du manque de retour d'information de la part de leurs supérieurs.

Ce type de leadership est adopté lorsque les responsables sont trop occupés pour s'engager dans la prise de décision ou veulent donner aux experts plus d'espace pour arriver à la solution.

Comment choisir un style de management adapté

Le style de management peut être déterminé via deux méthodes :

• Le continuum de Tannenbaum et Schmidt.

• La grille de Blake Mouton

La gamme d'actions est choisie en fonction de :

• Le degré d'autorité utilisé par le manager.

• La zone de liberté dont disposent les subordonnés.

Les combinaisons de ces deux éléments nous donnent cinq styles de leadership :

• Management appauvri - Peu de résultats/peu de personnes - Ce style de management met l'accent sur l'accomplissement du travail sans se préoccuper de la satisfaction des employés.

• Management de la production ou de la perdition - Résultats élevés/peu de personnes - Ce mode de management est adopté par les leaders autocratiques qui se soucient davantage des résultats et des personnes. Les membres de l'équipe ne sont qu'un moyen de parvenir à une fin. Ils passent après la productivité.

• Gestion d'un country-club - Peu de résultats / Beaucoup de personnes - Ce style de gestion place les personnes avant toute autre chose. L'environnement de travail est amusant et détendu, bien qu'il puisse y avoir un manque de contrôle ou de direction.

• Management d'équipe - Résultats élevés/personnes élevées - C'est le style de management le plus efficace lorsque les managers se préoccupent à la fois des performances de leur équipe et de leur travail. Ils feront de leur mieux pour motiver les membres de l'équipe à repousser leurs limites afin d'obtenir les meilleurs résultats.

• Gestion intermédiaire - Ce style de gestion tente d'atteindre un équilibre entre les résultats et les personnes. Cependant, ce n'est peut-être pas la meilleure approche car les personnes et les résultats ne sont pas aussi bons qu'ils pourraient l'être.

Principes de gestion

Il existe cinq principes de gestion différents, également appelés fonctions de gestion . Ce sont les principes qu'un manager suit pour gérer efficacement ses employés.

Planification

Tout d'abord, les responsables doivent établir un plan d'action sur la façon dont les objectifs de l'organisation peuvent être atteints. Le plan d'action peut impliquer des décisions stratégiques telles que l'embauche de nouveaux employés, la modification ou l'ajustement des techniques de gestion ou l'augmentation du budget marketing. La planification aide les chefs d'entreprise à concrétiser la vision de l'organisation, à planifier le budget, à connaître les ressources nécessaires et à éviter les erreurs coûteuses.

L'organisation

Une fois la planification effectuée, les chefs d'entreprise doivent organiser leur personnel et leurs ressources en fonction des postes attribués. La structure organisationnelle doit être organisée car elle aidera les responsables à identifier les lacunes et les ressources supplémentaires nécessaires.

Commander

Une fois la planification et l'organisation effectuées, les responsables doivent attribuer des rôles aux différents employés. Les responsables doivent traiter les employés avec respect et s'assurer qu'ils sont heureux d'assumer le rôle qui leur est assigné. Ce processus d'attribution des tâches est également appelé délégation.

Coordination

Les responsables doivent coordonner les employés. Les responsables doivent aider ou expliquer une certaine tâche si nécessaire. Ils doivent encourager et motiver les employés à atteindre les objectifs de l'organisation. La coordination et la communication doivent circuler entre les employés et les départements fonctionnels.

Contrôle

Le manager doit fixer la norme des performances attendues dans l'organisation et les activités des employés. Il doit évaluer régulièrement les performances des employés et s'assurer qu'ils atteignent les objectifs fixés. Si un objectif n'est pas atteint, les responsables doivent en analyser les raisons et apporter un soutien supplémentaire aux employés si nécessaire.

Figure 3. Les cinq principes de gestion

Gestion de projet

Les managers peuvent appliquer leurs compétences, leurs connaissances et leur expérience en matière de management pour gérer un projet. C'est ce qu'on appelle la gestion de projet. Le but de la gestion de projet est d'atteindre les objectifs fixés dans les délais et le budget convenus.

Les chefs de projet doivent posséder un éventail de compétences techniques et transférables en matière de gestion de projet. Ils doivent savoir résoudre les problèmes, faire preuve d'une grande capacité d'adaptation et de compétences interpersonnelles pour s'adapter aux différents besoins des projets.

Quelles sont les étapes de la gestion de projet ?

Il existe cinq étapes de la gestion de projet, du début à la fin du projet.

Initiation du projet

C'est l'étape de début du processus de gestion de projet. À ce stade, le projet et ses objectifs sont définis. En outre, les parties prenantes qui seront impliquées dans le projet sont identifiées.

Planification du projet

À ce stade, l'exécution sera planifiée avec soin. Cela comprend les budgets, les délais, les ressources nécessaires et des objectifs clairs qui pourraient être définis à l'aide de l'analyse SMART. Cette étape doit également permettre de s'assurer que les parties prenantes sont conscientes de leurs devoirs et de leurs échéances. De plus, les risques éventuels et leurs solutions possibles doivent être identifiés à ce stade de la gestion du projet.

Exécution du projet

C'est à ce stade que l'équipe travaille sur le projet et s'efforce de respecter les délais fixés. Le chef de projet doit s'assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde que le projet pour que tout se passe bien.

Suivi et contrôle du projet

À ce stade de la gestion du projet, le chef de projet doit fréquemment vérifier si le projet a atteint les objectifs fixés en temps voulu ; les objectifs peuvent se référer aux délais, les budgets aux revenus. En outre, les chefs de projet doivent s'assurer que les parties prenantes sont heureuses et satisfaites du déroulement du projet. Enfin, le chef de projet doit s'assurer que le projet se déroule dans le respect du budget fixé.

Achèvement du projet

À ce stade, le projet est terminé. Le chef de projet doit organiser une réunion avec toutes les parties prenantes impliquées dans le projet. Au cours de cette réunion, le projet doit être examiné à chaque étape, afin que l'équipe comprenne quelles parties du projet se sont bien déroulées et quelles sont celles qui nécessitent des améliorations. Cette réflexion est cruciale pour les références futures, car les chefs de projet peuvent en tirer des leçons et réaliser des projets plus efficaces à l'avenir.